Les rendez-vous non honores sont le fleau silencieux des gerant de studio yogas. Chaque creneau vide, c est du chiffre d affaires perdu et un patient qui aurait pu etre vu a la place. En moyenne, 19% des rendez-vous ne sont pas honores dans un cabinet de gerant de studio yoga.
Sur 165 seances par mois, ca represente 31 creneaux perdus. A un tarif moyen de consultation, le manque a gagner atteint 1,900 euros par mois. Une somme qui pourrait payer un mi-temps ou investir dans du materiel.
Pourquoi les patients ne viennent pas
Ce n est pas de la mauvaise volonte. Dans 80% des cas, le patient a simplement oublie son rendez-vous. La vie est chargee, le RDV a ete pris il y a 3 semaines, aucun rappel n a ete envoye. Le patient realise trop tard ou ne realise pas du tout.
Dans 15% des cas, un empechement de derniere minute est survenu mais le patient n a pas pris le temps de prevenir. Et dans 5% des cas, le patient ne viendra plus jamais mais n a pas ose annuler.
Le protocole anti no-show en 3 etapes
J-3 : le rappel par email
Trois jours avant le rendez-vous, un email automatique rappelle la date, l heure et le lieu. Il inclut un bouton "Confirmer" et un bouton "Reporter". Ce simple email reduit les no-shows de 25% a lui seul. Le patient qui a un empechement peut reporter sans appeler.
J-1 : le rappel SMS
La veille du rendez-vous, un SMS court et direct. Pas de roman, juste l essentiel : "RDV demain a 14h30 avec [Nom]. Confirmez par OK ou reportez au [lien]." Le SMS a un taux d ouverture de 98%. C est le canal le plus efficace pour les rappels.
H-2 : le dernier rappel
Deux heures avant le rendez-vous, un dernier SMS pour les patients qui n ont pas encore confirme. Ce rappel de derniere minute attrape les oublieux et permet de liberer le creneau a temps si le patient ne viendra pas. Vous pouvez alors proposer le creneau a un patient en liste d attente.
La liste d attente automatique
Quand un patient annule, le systeme propose automatiquement le creneau libere aux patients en liste d attente. Par ordre de priorite, un SMS est envoye : "Un creneau s est libere le [date] a [heure]. Souhaitez-vous le prendre ?" Le premier a repondre obtient le creneau. Resultat : 70% des creneaux annules sont remplis dans l heure.
Les resultats concrets
- -61% de no-shows grace au protocole de rappels
- 70% des annulations rattrapees par la liste d attente automatique
- 1,159 euros recuperes par mois
- Zero effort supplementaire pour vous et votre equipe
- Patients satisfaits : ils apprecient d etre prevenus
Mise en place avec Arsenal IA
Chez Arsenal IA pour gerant de studio yogas, on met en place le protocole anti no-show complet en une journee. Rappels email, SMS, liste d attente automatique : tout est connecte a votre agenda existant. Le premier mois est offert pour le parametrage.
Un creneau vide dans votre agenda, c est comme une chaise vide dans un restaurant complet. Quelqu un d autre aurait pu en profiter.