Votre agenda est plein pour 3 semaines. Des patients appellent chaque jour pour avoir un creneau. Et pourtant, chaque semaine, 4 a 8 creneaux se liberent suite a des annulations ou des no-shows. Ces creneaux restent vides parce que vous n avez pas le temps de rappeler un par un les patients en attente.
Le resultat : des patients frustres qui attendent 3 semaines, et un kine qui perd 800 a 1 600 euros par mois de creneaux vides. Tout le monde est perdant.
Comment fonctionne la liste d attente automatique
Inscription du patient
Quand un patient appelle et qu aucun creneau n est disponible dans les prochains jours, il est inscrit sur la liste d attente en 30 secondes. Le systeme enregistre ses disponibilites : "Je peux venir le matin", "Seulement mardi et jeudi", "N importe quand". Il recoit une confirmation par SMS.
Detection d un creneau libre
Des qu un patient annule ou ne confirme pas son rendez-vous, le systeme detecte le creneau libere. Il identifie instantanement les patients en liste d attente dont les disponibilites correspondent et les contacte par SMS dans l ordre d inscription.
Attribution du creneau
Le SMS est simple : "Bonjour [Prenom], un creneau s est libere le [date] a [heure]. Confirmez en repondant OUI dans les 15 minutes." Le premier patient qui repond OUI obtient le creneau. Les suivants sont informes que le creneau a ete pris. Temps moyen de remplissage : 22 minutes.
Les avantages concrets
- 95% des creneaux annules sont remplis en moins d une heure
- Delai d attente reduit de 60% pour les patients en liste d attente
- Zero action manuelle : le kine ne fait rien, le systeme gere tout
- Patients plus fideles : ils apprecient d etre prevenus des qu un creneau se libere
- +1 200 euros de CA mensuel recupere sur les creneaux qui seraient restes vides
Gestion des priorites
Tous les patients en liste d attente ne sont pas egaux. Un patient en post-operatoire qui a besoin de seances rapprochees est prioritaire sur un patient en entretien. Le systeme permet de definir des niveaux de priorite :
- Urgence : post-operatoire, douleur aigue — contacte en premier
- Normal : suivi regulier, pathologie en cours
- Souple : entretien, prevention — contacte si les prioritaires n ont pas repondu
Impact sur la gestion du cabinet
La liste d attente automatique resout aussi un probleme organisationnel majeur : elle supprime le carnet de Post-it derriere le comptoir. Plus de noms griffonnes sur des bouts de papier, plus de "j ai oublie de rappeler Mme Dupont", plus de patients perdus dans les limbes de la liste d attente manuelle.
Tout est trace, numerise, automatise. Vous pouvez voir en temps reel combien de patients sont en attente, depuis combien de temps, et pour quel type de soin. C est un outil de pilotage autant qu un outil operationnel.
Chez Arsenal IA pour kines, la liste d attente automatique fait partie de notre solution complete de gestion cabinet. Setup en une journee, premier mois offert.
Un creneau vide dans l agenda d un kine, c est un patient qui souffre plus longtemps. La liste d attente automatique, c est un meilleur service pour vos patients ET un meilleur revenu pour votre cabinet.