Votre activite est victime de son succes : 75 demandes par mois pour seulement 22 places disponibles. La liste d attente s allonge, les prospects se perdent dans les emails, et certains finissent par aller voir ailleurs faute de reponse.
Gerer une liste d attente manuellement est un cauchemar logistique. Qui est en attente depuis quand ? Qui a deja ete contacte ? Qui a finalement trouve ailleurs ? Sans systeme, c est le flou total et les places libres ne sont pas toujours pourvues a temps.
Le probleme de la gestion manuelle
Vous recevez une annulation. Vous devez : retrouver la liste d attente, verifier qui est premier, l appeler (et s il ne decroche pas, appeler le suivant), confirmer la disponibilite, et inscrire le remplacement. Tout ca en quelques heures avant que le creneau soit perdu. En realite, la moitie des creneaux annules restent vides faute de temps.
La liste d attente automatique
Inscription en un clic
Le prospect qui ne trouve pas de place est automatiquement oriente vers la liste d attente en ligne. Il renseigne ses preferences (horaires, jours) et recoit une confirmation. Il sait exactement ou il en est et recoit des mises a jour regulieres sur sa position.
Attribution automatique des places liberees
Des qu une place se libere, le systeme contacte automatiquement les prospects compatibles par SMS. Le premier a confirmer obtient la place. Si personne ne repond dans l heure, le suivant sur la liste est contacte. 80% des places liberees sont pourvues en moins de 2 heures.
Suivi du parcours d inscription
Chaque prospect en liste d attente recoit un suivi automatique : position dans la liste, temps d attente estime, documents a preparer. Le jour ou une place se libere, il a deja tout en main. L inscription est finalisee en 5 minutes au lieu de 30.
Le formulaire d inscription automatise
Pour les nouvelles inscriptions, le processus est entierement digital. Formulaire en ligne, verification des documents, confirmation automatique. Vous gagnez 13 heures par semaine sur la gestion administrative des inscriptions.
Les resultats concrets
- 80% des places annulees repourvues en moins de 2h
- 13 heures par semaine liberees sur l administratif
- Zero prospect oublie dans la liste d attente
- Inscription digitale complete en 5 minutes
- Prospects informes en temps reel de leur position
Mise en place avec Arsenal IA
Chez Arsenal IA pour centre de formations, on met en place la gestion automatique des inscriptions et de la liste d attente en une journee. Formulaire digital, attribution automatique, suivi en temps reel. Le premier mois est offert.
Une liste d attente mal geree, c est comme un restaurant qui refuse des clients alors qu il y a des tables vides. Le probleme n est pas la demande, c est l organisation.